KİTABIN ÖZETİ

Yazar Gisela HAGEMAN, Başarılı Toplantı isimli kitabında başarılı bir toplantının nasıl yapılacağı ve başarılı bir toplantı yapmak için nasıl hazırlanılabileceğine dair bilgiler vermiştir. Bu kitapta bahsedilen; toplantılarda hitap, kurallar ve düzen, kürsüde davranış, çeşitli toplantılar, görsel malzeme ile ilgili sanatlar ve kontrol listeleri konularını aşağıdaki şekilde özetleyebiliriz.

1. Ayakta konuşmaya çalışın, ayağa kalkmadan önce de elbisenizi ve kravatınızı, kalkınca da mikrofonunuzu düzeltin.
2. Başlamadan önce kendinize zaman tanıyın, konuşmanızın başında, dinleyicileri ve kendinizi kontrol altına alın.
3. Dinleyicilerin dikkatlerini toplamasını ve sessizleşmesini bekleyin, sonra konuşmaya başlayın.
4. Konuşmanızı kağıttan okursanız, dinleyicilerinizi kaybedersiniz, bunun yerine notlar kullanın. Basit ve açık sözcükler kullanın.
5. İçten davranın, En azından kendiniz inanıyor görünürseniz, inancınızın dinleyiciler tarafından da paylaşılna şansı vardır.
6. Konuşmanız ağırlıkla tek bir bakış açısını yansıtacaksa, böyle olduğunu söyleyin.
7. Dolaylı yoldan değil direk ifadeler kullanın. Abartılı ifadelerden kaçının.
8. Zamanlama, başarılı olmanın anahtarı, duraksama da zamanlamanın sırrıdır. Duraksama becerisi, söylev ve sunuşun başından sonuna kadar, konuşmanın büyüsünün en gerekli ama en az bilinen öğesidir.
9. Kürsüye gelip, mikrofonu ayarlayıp, dinleyicilerle göz teması kurup, ilgiyi toplayarak sessizliği sağladıktan sonra söze "Bayanlar " duraksama "ve" duraksama "Baylar" şeklinde devam edin. Duraksama olmadan "Bayanlar ve Baylar " şeklinde konuşmayın.
10. Mizah ve nükte her türden toplantıya canlılık katar. Beceriyle ve kibarlıkla kullanırsanız, kasveti dağıtacak, stresi yok edecek ve en kötü durumlarda hayat öpücüğü işlevi görecektir. En iyi nükte, güncel, kendiliğinden ve tepkisel olanıdır. O andaki konuyla ilgili olarak birden bire ortaya çıkar.
11. Sizden önceki konuşmaya gönderme yapın. Bir önceki toplantının tutanaklarını toplantıdan önce dağıtın.
12. Konuşmanız sırasında gülümsemeyi ihmal etmeyin.
13. Konuşma sırasında insanların kalbini kırdıysanız, özür dileyin ve yaraları sarın. Eğer sizin savınız kazandı ve muhalefeti yok ettiyse, ilerlemeye devam edin. Aslında daha iyisi, yöntemlerinizi daha işin başında duyarlılıkla ve özenle seçmenizdir.
14. İstemeden kırdığınız insanlarla ilişkinizi tamir etmek için özürünüzü müttefikleriniz aracılığıyla iletin. Hatanızı hemen telafi etmeye çalışın.
15. Bir toplantı için gündem, bir dağcı için harita ne ise odur. Gündeminizi paylaşın ve mümkün olduğunca ona bağlı kalın.
16. Toplantıya katılamayanlarla ilgili bilgi alın.
17. Tutanaklar, toplantının kayıtlarıdır ve onların tutulması, kontrolü, düzenlemesi ve onaylanması alışılmış bir uygulama olmalıdır.
18. Bir önerge veya kararın usule uygun olması için, gündeme alınması ve ona karşı çıkacakların toplantıya katılıp muhalefet edebilmelerini sağlamak üzere uygun şekilde duyurulması gerekebilir. Duyuru yapılmasının pratik olmayacağı durumlarda sözkonusu organizasyonun kurallarına, prosedürlerine veya yürürlükteki usullerine bağlı olarak davranılır.
19. Toplantılarda hedef, kazanmaktır. Karşınızda muhalefet yoksa, toplantıyı kazanmak bir zevktir. Ancak bir toplantının başkanlık koltuğu öldürücü olabilir. Aynı anda hem toplantının etkisini, hem de koltuktaki adamın cazibesini yok edebilir. Toplantıları kazanma sanatı, ciddi bir incelemeye layıktır.
20. Başkanın gücünün en büyük kaynağı, kimin, ne zaman ve ne kadar konuşacağına karar verme hakkıdır.
21. Gerçek katılım, konuşmacının tema ve çeşitlemelerine her dinleyicinin kişisel ilgisini yöneltmesidir. Katılım toplantının düzene davet edilmesiyle başlar.
22. Toplantı daha başlamadan hazırlıkla kazanılır. Hazırlıkta dikkat edilecek hususlar; toplantının amacı, ne elde etmek istenildiği, kimlerin katılacağı, amaçlara en uygun toplantı yeri, donanım gereksinimi, dokümantasyonlar, yerleşim düzeni planı.
23. Bir komite oluşturmak için, komitelerin amaçlarını dikkatli saptayın ve ele alacağı konu üzerinde çalışın. Bu konu ve amaçlar ışığında, sonuç almak için en uygun üyeleri seçin. Komiteye sadece toplantıda bulunan insanları değil, gerekli olduğunda dışarıdan uzmanları da dahil edin. Komiteyi mümkün olduğunca küçük tutun.
24. Teoride ve tanım bakımından, konferans; insanların görüş alışverişinde bulunmak için yaptıkları toplantılardır.
25. Seminer; insanların birbirinden değil de daha çok bir öğretmenden, bir konuşmacıdan veya bir liderden birşeyler öğrendikleri toplantıdır.
26. Kongre, uzlaşma sağlamak için yapılan, büyük ölçekli konferanslardır.
27. Görsel malzemenin amacı, konuşmacıların ve konuşmanın yerini alması değil, onlara yardımcı olmasıdır.
28. Eğer sözlerin okunması söylenmesinden daha iyi olacaksa dokümantasyon yöntemini kullanılmalıdır.
29. Panolar, konuşmacıların en büyük ve en etkili yardımcılarıdır.

Sonuç olarak "Başarılı toplantı" adlı kitap, okuyucuya başarılı bir toplantı yapmak için gereken bilgileri kazandırmayı amaçlayan, yönetici durumunda olan personele yönelik bir kitaptır.